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Wieso ist Benefit Management so wichtig?

Veröffentlicht am 2017.08.09 #Benefitmanagement, #benify, #Employer Branding

Dieses Jahr haben viele Unternehmen als Ziel ihrer Personalstrategie 2017 Digitalisierung und Arbeitgeberattraktivität definiert. Mit diesen beiden Fokusthemen landet außerdem schnell das Thema Benefit Management auf der Agenda. Warum? Da kaum andere Tools so sehr zur Arbeitgeberattraktivität beitragen wie Benefits und da es kaum andere Bereiche im HR Alltag gibt, die mehr Papierberge und manuelle Administration produzieren und so mehr nach Digitalisierung schreien.

Beleuchten wir zunächst einmal das Thema Arbeitgeberattraktivität:
Hierbei geht es um die Arbeitgebermarke, die mit Hilfe der Employer Branding Strategie bestmöglich gestärkt werden soll. Am besten lässt sich die Arbeitgebermarke mit einem Zitat von Katarina Berg, CHRO Spotify, beschreiben: „The Employer Brand…or what your people say about their employer after two glasses of wine.“
Ziel des Employer Brandings ist intern die Mitarbeiterbindung und Motivation, extern die Gewinnung von Top Talenten. Das Employer Branding Konzept wird meist mit Hilfe des HR Marketing ausgearbeitet, so dass ein einheitliches Bild entsteht.

Eines der Instrumente des Employer Branding ist der Einsatz von Benefits. Als Benefits verstehen wir jegliches Investment in den Mitarbeiter über das Gehalt hinaus. Dazu gehören Hygienebenefits wie betriebliche Altersvorsorge, flexible Arbeitszeiten, Firmenwagen und Kantine, aber auch Mentor-Programme, Weiterbildung und Firmenfeiern.
Benefits werden von Unternehmen eingesetzt, um sich vom Markt zu differenzieren und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

In Deutschland wird viel in Benefits investiert – nach Schätzungen etwa 15% der Gesamtvergütung (manager magazin) –  allerdings verursacht die Administration der Benefits noch viel Arbeit und der eigentliche Wert kommt nicht wirklich bei den Mitarbeitern an.

Deswegen wird Benefit Management immer wichtiger. Hierbei wird Unternehmen in erster Linie in drei Bereichen unter die Arme gegriffen:
Transparenz, Effizienz und Flexibilisierung.

Doch zunächst einmal die Frage: Was genau ist Benefit Management?

Gerade zu Beginn, bei der Einführung von Benefit Management Lösungen/ Mitarbeiterportalen, geht es in erster Linie um die Transparenz. Dass die Mitarbeiter also einen Überblick bekommen, welche Benefits ihnen zur Verfügung stehen. Wir bei Benify machen häufig Mitarbeiterumfragen oder Fokusgruppeninterviews, bei denen wir die Mitarbeiter fragen, wie viele Benefits ihnen zur Verfügung stehen. Der erschreckende Durchschnitt liegt meist zwischen 3 bis 5 Benefits. Erschreckend deswegen, da wir davor mit den HR Abteilungen Benefit-Inventuren gemacht haben und dabei immer auf 30-50 Benefits kommen.
Wenn die Mitarbeiter also nur bei etwa jedem zehnten Benefit von dessen Existenz wissen, wie sollen sie dann das Angebot Ihres Arbeitgebers wertschätzen?

Bei der Wertschätzung gibt es immer zwei Perspektiven:
Die eine ist, dass der Mitarbeiter wertschätzt, was sein Unternehmen ihm bietet. Die andere ist, dass der Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber wertgeschätzt wird und sich wertgeschätzt fühlt. Bei vielen Befragungen ist die Wertschätzung immer unter den Top Aspekten, was Mitarbeiter von ihrem Unternehmen erhoffen.

Wenn dem Mitarbeiter über ein Mitarbeiterportal oder in anderer Form die ihm zugänglichen Benefits visualisiert werden, ist das schon mal ein sehr guter Anfang. Man kann nur wertschätzen, was man kennt. Im Zusammenhang der Transparenz und Visualisierung der Benefits setzten immer mehr Unternehmen auch auf Total Reward Statements, in denen nicht nur das Gehalt aufgezeigt wird, sondern auch Boni, Prämien und vor allem der monetäre Wert der Benefits. Diese Total Reward Statements sind in anderen Märkten wie Frankreich sehr üblich, in Deutschland sind sie auch immer mehr im Kommen. Auch wenn es um Softwarelösungen zu Benefit Management geht, sind uns unsere europäischen Nachbarn weit voraus. In den Nordics, dem Heimatmarkt von Benify, wird eine Benefit Management Lösung als Marktstandard angesehen.

Mehrwert von Benefit Management:
Wie bereits erwähnt, ist das Thema Benefit Management eng verknüpft mit Effizienz und Digitalisierung. Sei es der Vertrag des Kindergartens, der Beleg des Pilateskurses, der Antragsbogen zur Bildschirmarbeitsplatzbrille oder die Genehmigung zu Weiterbildungen – häufig wird hier noch auf die altbewährte Papierform zurückgegriffen. Deswegen ist es kein Wunder, dass oft das Thema Benefits/Zusatzleistungen nicht sofort mit Schlagworten wie innovativ, attraktiv und modern in Verbindung gebracht werden.

Dabei sind solche Prozesse einfach und vor allem smart digital abzubilden. Da sie immer gleichen Regeln folgen und vorab klar definiert werden können, kann man sich Genehmigungsschritte sowie Papierberge sparen. Hier ist es wichtig, dass Prozesse nicht einfach digital abgebildet werden, sondern auch optimiert werden, denn wie Thorsten Dirks, CEO der Telefónica Deutschland AG es sehr gut zusammengefasst hat: „Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.“

Der dritte Mehrwert von Benefit Management ist die Flexibilisierung. Früher eher bekannt als Cafeteria System, heute spricht man vielmehr von flexiblen Benefits. Flexibel nicht nur in Bezug auf Standort, Hierarchieebene oder Firmenzugehörigkeit, sondern vielmehr nach privater Lebensphase.

Lebensphasenspezifische Benefits:
In den letzten Jahren haben wir viel über die unterschiedlichen Generationen gelesen/gehört/gelernt: Warum die Generation Y so anders ist; was Firmen zu erwarten haben mit der jungen Generation usw.
Wenn es um Benefits geht, wollen wir uns etwas von diesem Schubladendenken verabschieden. Mitarbeiter, die beispielsweise der Generation Y angehören, können sich in ganz unterschiedlichen Lebenssituationen befinden: sie können gerade ihr zweites Kind bekommen haben und interessieren sich für Kinderbetreuung; sie möchten sich einen Lebenstraum verwirklichen, sich ein Sabbatical nehmen und um die Welt reisen; sie wollen heute schon für ihren Ruhestand vorsorgen und wenn möglich früher in Rente gehen; sie stecken alle Energie in ihre Karriere und freuen sich hier über Förderung.

Damit Unternehmen ihren Mitarbeiter in all den unterschiedlichen Lebensphasen unterstützen können, empfiehlt es sich, das Benefitangebot zu flexibilisieren. Viele Firmen fürchten hier noch Mehrkosten, allerdings geht es vielmehr darum, das bereits getätigte Investment bestmöglich und zielgereichtet zu nutzen und damit den Nutzen zu maximieren.

Benefit Kommunikation:

Benefit Management hilft Unternehmen dabei, sich vom Markt zu differenzieren. Dabei ist es gar nicht nötig, neue Benefits einzuführen. Vielmehr reicht es oft vollkommen aus, die Benefits dem Mitarbeiter transparent zu kommunizieren und ihm einen leichten Zugang zu den Benefits zu ermöglichen (dass ich also nicht erstmal die Infos zum Beispiel zur Weiterbildung im Intranet suche, einen Antrag in der HR Abteilung abhole, ausfülle und von meinen Chef genehmigen lasse, bis ich ihn wieder in die Personalabteilung zurücktrage, die mir dann mitteilt, dass sich die Richtlinien geändert haben und das ganze Spiel wieder von vorne los geht).

Es empfiehlt sich auch, ihre Benefits nicht nur zu managen, sondern sie auch in ihre HR Marketing bzw. Employer Branding Strategie einzubinden. Warum passen ihre Benefits besonders gut zu ihren Unternehmenswerten? Wie können sie die Benefits einfach clustern, damit es den Mitarbeitern leichter fällt, sich daran zu erinnern (wenn die Mitarbeiter verstehen, dass ihr Arbeitgeber sie in den Bereichen Gesundheit, Vorsorge und Familie unterstützt, muss er gar nicht die 30-50 Benefits aufzählen können)? Was sind ihre X-Faktor Benefits?

Also unser Tipp:
Nehmen Sie sich etwas Zeit und beschäftigen Sie sich mit Ihren Benefits! Es wird sich lohnen. Und damit werden Ihre Mitarbeiter dann hoffentlich nach zwei Gläsern Wein meistens davon erzählen, was für ein moderner, wertschätzender und attraktiver Arbeitgeber ihr Unternehmen ist.

 

Angelika Brunner, Benify


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